kami membutuhkan Document Control bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua dokumen proyek, termasuk gambar, spesifikasi, dan korespondensi, dikelola, diarsipkan, serta didistribusikan secara efektif dan terorganisir. Kandidat akan bekerja sama dengan berbagai tim dalam proyek untuk menjamin bahwa dokumen-dokumen penting dapat diakses dengan mudah dan sesuai dengan standar perusahaan. Selain itu, juga akan bertanggung jawab atas integritas dan keamanan dokumen, serta mendukung manajemen dalam proses audit dokumen.

Pengelolaan dan Pengarsipan Dokumen:

Memastikan semua dokumen proyek diidentifikasi, diindeks, dan diarsipkan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Mengelola dokumen fisik maupun digital dengan sistem pengelolaan dokumen yang digunakan perusahaan.
Melakukan pemeriksaan kelengkapan dan ketepatan dokumen sebelum didistribusikan.
Distribusi dan Pelacakan Dokumen:

Mengelola distribusi dokumen kepada tim proyek, klien, dan pihak eksternal sesuai dengan alur persetujuan yang ada.
Menjaga catatan distribusi dokumen untuk memudahkan pelacakan dokumen.
Menjamin bahwa dokumen yang didistribusikan adalah versi terbaru.
Pengendalian Versi Dokumen:

Memastikan kontrol revisi dokumen dan memberikan kode atau identifikasi yang jelas untuk setiap versi dokumen.
Menghindari penggunaan dokumen yang sudah tidak relevan atau out-of-date dalam proyek.
Penyediaan Dokumen untuk Audit dan Inspeksi:

Menyusun dokumen proyek yang dibutuhkan untuk kepentingan audit internal maupun eksternal.
Memastikan semua dokumen tersedia dan sesuai dengan standar perusahaan saat proses audit dilakukan.
Pengelolaan Alur Kerja Dokumen:

Membuat alur kerja dokumen yang efisien untuk mempercepat proses persetujuan dan distribusi.
Menjamin kepatuhan seluruh tim terhadap kebijakan manajemen dokumen yang telah ditetapkan.
Pemeliharaan Integritas dan Keamanan Dokumen:

Menjaga kerahasiaan dokumen sensitif serta melindungi dokumen dari kehilangan atau kerusakan.
Melakukan backup secara berkala untuk dokumen-dokumen digital.

1. Minimal D3/S1 di bidang Manajemen, Administrasi, Teknik Sipil, Teknik Industri, atau jurusan terkait lainnya.
2. Mampu bekerja dengan rincian dan sangat teliti dalam mengelola dokumen.
3. Kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tertulis.
4. Mampu bekerja dalam tekanan dan menyelesaikan tugas tepat waktu.
5. Menguasai Microsoft Office (terutama Word, Excel) dan perangkat lunak pengelolaan dokumen.
6. Memiliki integritas tinggi dalam menangani dokumen rahasia.

1. Pengalaman minimal 2-3 tahun dalam posisi serupa, terutama di industri EPC (Engineering, Procurement, Construction) atau proyek konstruksi besar lainnya.
2. Pengalaman menggunakan sistem manajemen dokumen (DMS) seperti Aconex, SharePoint, atau software pengelolaan dokumen lainnya.
3. Memiliki pemahaman tentang ISO 9001 terkait dokumentasi dan pengarsipan akan menjadi nilai tambah.
4. Memiliki pemahaman mengenai alur dokumen teknis dan prosedur kontrol dokumen.